Kolaborasi Lintas Departemen dan Tips Untuk Menumbuhkannya di Tempat Kerja

Kerja tim yang kuat adalah komponen penting untuk bisnis dan perusahaan yang sukses, dan kolaborasi lintas departemen adalah salah satu cara untuk memperkuat kerja tim. Bermitra dengan tim di seluruh departemen perusahaan membantu Anda menemukan ide, solusi, atau peluang baru untuk meningkatkan produktivitas, pendapatan, atau kepuasan karyawan. Memahami apa itu kolaborasi lintas departemen dan bagaimana menerapkannya dapat membantu Anda dalam karir Anda, apa pun industri atau bidangnya. Dalam artikel ini, kami menemukan apa itu kolaborasi lintas departemen, manfaatnya, contoh bagaimana kolaborasi itu meningkatkan bisnis, dan 12 tips tentang cara menggunakannya di tempat kerja.

Apa yang dimaksud dengan kerjasama lintas departemen?

Kolaborasi lintas departemen adalah ketika sekelompok orang dengan tanggung jawab atau fungsi pekerjaan yang berbeda berkumpul dan bekerja menuju tujuan, proyek, atau solusi bersama. Kerja tim yang kolaboratif sering kali menghasilkan lebih banyak ide, beban kerja bersama, peningkatan proses yang signifikan, dan budaya pembelajaran berkelanjutan.

Kolaborasi lebih dari sekadar kerja sama – ini membutuhkan visi bersama, saling menghormati, saling memahami peran dan tanggung jawab, serta tujuan bersama. Melalui kolaborasi, anggota tim mengembangkan tingkat kenyamanan satu sama lain, belajar berkomunikasi secara lebih efektif dan mendapatkan apresiasi yang lebih dalam atas tanggung jawab dan fungsi posisi masing-masing.

Kolaborasi lintas departemen adalah penting, tidak peduli ukuran perusahaan atau industrinya. Anda dapat melakukan kolaborasi lintas departemen dengan dua karyawan dari departemen yang berbeda atau seluruh tim dari beberapa departemen yang mengerjakan sebuah proyek. Kolaborasi yang sukses sering kali menghasilkan penghematan biaya, peningkatan pendapatan, atau manfaat bagi pelanggan.

Manfaat kerjasama lintas departemen

Kolaborasi lintas departemen sering kali meningkatkan komunikasi dan kinerja bisnis dan memiliki manfaat signifikan berikut:

Inovasi : Ide-ide kreatif dan solusi yang bijaksana sering kali datang dari perspektif baru, yang ditawarkan ketika ada sekelompok orang yang beragam yang mengerjakan sebuah proyek. Lingkungan kolaboratif dapat menantang cara standar dalam melakukan sesuatu dan menemukan peningkatan efisiensi, penghematan biaya, atau peluang pendapatan.
Pembelajaran berkelanjutan : Ketika tim bekerja bersama dan lebih memahami peran masing-masing, ada pembelajaran bisnis yang lebih dalam bersama-sama. Misalnya, ketika perwakilan hubungan manusia mempelajari lebih lanjut tentang proses departemen TI untuk mengirimkan perangkat ke karyawan baru, mereka dapat meningkatkan proses perekrutan dan pengaturan untuk item seperti komputer, ponsel, atau perangkat teknologi lainnya.
Kerja tim : Kolaborasi lintas departemen mendorong semua ide, terlepas dari jabatan atau gaji, dan dapat memperkuat pembangunan tim dalam perusahaan atau bisnis.
Kepemilikan proyek : Kerja tim membantu mempromosikan kepemilikan proyek, dan sering kali ada lebih banyak produktivitas, antusiasme, dan tingkat komitmen yang lebih besar, semakin banyak tugas seseorang.
Kepuasan karyawan : Kolaborasi juga dapat mendukung semangat tim dan perusahaan dengan menunjukkan kepada karyawan bahwa Anda menghargai masukan, ide, dan etos kerja mereka. Ketika karyawan memandang tempat kerja mereka secara positif, itu dapat meningkatkan kepuasan kerja dan meningkatkan tingkat retensi.

Contoh kerjasama lintas departemen

Berikut adalah contoh skenario kolaborasi lintas departemen di tempat kerja untuk membantu mengilustrasikan bagaimana kolaborasi tersebut mendorong bisnis yang lebih baik:

Sebuah maskapai mengubah penawaran makanan ringan dan minuman

Sebuah maskapai penerbangan nasional ingin mengubah penawaran makanan ringan dan minuman gratis dan menambahkan makanan untuk dijual untuk meningkatkan pendapatan. Mereka mengatur tim proyek dan mengundang anggota dari departemen ini: pemasaran, komunikasi, produk dan pengembangan, TI, dan kelompok kerja pramugari. Melalui kolaborasi dan ide tim, mereka menemukan saran, pertanyaan, dan tindakan berikut:

Temukan penghematan biaya melalui kemitraan makanan ringan dan minuman baru
Bedakan pilihan produk, seperti menawarkan opsi bebas kacang
Solusi penyimpanan sumber makanan untuk dijual, termasuk cara menjaganya tetap dingin
Temukan vendor untuk produksi makanan dan bandingkan harga
Rencanakan rute penerbangan mana yang memiliki cukup waktu untuk layanan pengiriman barang-barang obral
Bekerja dengan TI untuk mengembangkan program pengumpulan dan inventaris pembayaran pelanggan untuk pramugari
Buat kampanye pemasaran baru untuk mendidik pelanggan
Perbarui semua materi pemasaran, seperti situs web perusahaan, daftar menu di sandaran kursi, dan iklan televisi di pesawat
Draf komunikasi di seluruh perusahaan dan kelompok kerja pramugari untuk mempersiapkan mereka menghadapi perubahan
Tulis skrip pengumuman di pesawat untuk dibagikan di penerbangan
Melalui kolaborasi lintas departemen, maskapai dapat merencanakan perubahan ini dengan lebih baik dan memperoleh wawasan utama dari semua tim untuk memiliki transisi yang mulus yang mempersiapkan tantangan, menemukan solusi, dan mengurangi biaya dan risiko.

12 Tips Untuk Kolaborasi Lintas Departemen

Kolaborasi berkembang dari waktu ke waktu dan membutuhkan usaha. Berikut adalah bagaimana Anda dapat mendorong kolaborasi lintas departemen melalui 12 tips ini:

Menjalin kerjasama

Kolaborasi dapat terjadi secara spontan, meskipun lebih sering membutuhkan pembinaan di semua tingkatan untuk memastikannya efektif di seluruh tim. Berhati-hatilah dalam mendorong kolaborasi di dalam tim Anda sendiri dan di seluruh tim dan memprioritaskannya, mengetahui manfaatnya dapat terbawa ke aspek bisnis lainnya.

Memimpin dengan arahan

Manajer dan pemimpin tingkat atas lainnya harus menggunakan kolaborasi lintas fungsi secara teratur dan dapat dilihat oleh orang lain. Pimpin dengan memberi contoh, mengatur pertemuan formal atau informal, acara atau kegiatan membangun tim untuk mendorong kolaborasi. Perhatikan isolasi proyek atau keragu-raguan untuk berkolaborasi dan membantu membangun koneksi dan mendorong keterlibatan di tempat kerja daripada menunggu rekan kerja untuk memulai sendiri.

Tingkatkan komunikasi

Tetapkan prosedur atau sistem untuk membuat semua orang mengetahui perkembangan, pencapaian, perubahan, atau penilaian risiko proyek. Baik ringkasan email mingguan, spreadsheet pelacakan tugas, atau perangkat lunak manajemen proyek, komunikasi terbuka membantu anggota tim mengetahui status proyek, tanggal penting, dan detail untuk mempertahankan produktivitas dan kolaborasi.

Kumpulkan tim

Temukan peluang keterlibatan selain bekerja untuk berkumpul dan bersosialisasi satu sama lain, membuat orang saling mengenal lebih dari sekadar rekan kerja. Anda dapat mengatur acara seperti makan siang bulanan, happy hour, klub buku, rehat kopi, atau acara sukarelawan dan kebugaran. Mereka dapat menjadi fungsi opsional setelah jam kerja atau diadakan selama hari kerja. Hal ini penting karena keakraban mengarah pada hubungan kerja baru, yang dapat mendorong peluang kolaborasi lintas departemen di masa depan. Kegiatan membangun tim juga membantu memahami kekuatan dan kelemahan masing-masing individu.

Rayakan pencapaian

Anda dapat menumbuhkan kepercayaan, rasa hormat, dan motivasi di seluruh tim dengan merayakan pencapaian dan mengakui pekerjaan yang telah dilakukan. Pertahankan momentum dan motivasi dengan mengakui pencapaian yang lebih kecil juga, bukan hanya penyelesaian proyek akhir. Perayaan dapat berkisar dari yang sederhana hingga yang rumit. Makan siang kecil memungkinkan orang untuk berkumpul, berbaur, dan merayakan pencapaian, sebagai contoh.

Buat program pengenalan

Mengenali bakat, pencapaian, dan ide individu dan tim membantu mendorong keterlibatan, kepuasan kerja, dan kesuksesan berkelanjutan dalam proyek kolaboratif. Pertimbangkan untuk mengembangkan program pengakuan atau penghargaan formal untuk menyoroti upaya dan kemampuan orang lain dan ingatlah untuk mengakui mereka secara pribadi juga.

Memiliki visi yang sama

Bersatu di sekitar tujuan bersama adalah cara yang efektif untuk mendorong kolaborasi lintas departemen. Ini memberi tim fokus pada apa yang harus dicapai dan dapat membantu membangun fungsi bagi setiap kelompok atau anggota untuk mencapainya. Tawarkan tujuan yang jelas untuk memastikan semua orang memahami proyek, tindakan, dan tanggung jawab. Pertimbangkan untuk membagikan alasan keterlibatan pribadi untuk membantu memotivasi upaya setiap orang.

Menawarkan kejelasan

Komunikasikan harapan dengan jelas dan pastikan semua orang tahu apa yang diharapkan dari mereka. Bicara tentang dan dokumentasikan peran, tanggung jawab, rencana dan kemajuan dan sertakan jadwal jika berlaku. Bersikaplah transparan tentang peran, harapan, atau batasan dan bagaimana kerja tim menambah nilai proyek.

Bertemu dengan penuh perhatian

Kolaborasi sering kali berfungsi lebih baik saat orang-orang bersama, seperti dalam panggilan konferensi atau dengan pertemuan langsung. Mengadakan pertemuan yang terorganisir dan efisien yang produktif dan menyisakan cukup waktu dalam sehari bagi rekan kerja untuk menangani pekerjaan mereka. Memiliki agenda, pencatat dan waktu untuk pertanyaan. Berhati-hatilah saat menjadwalkan rapat tindak lanjut juga, dan biarkan tugas diselesaikan sebelum rapat lagi.

Bayangan atau latih tim secara silang

Pertimbangkan untuk membuat bayangan pekerjaan atau program pelatihan silang di mana rekan kerja dapat belajar lebih banyak tentang pekerjaan yang dilakukan satu sama lain, terutama pada fungsi pekerjaan atau proyek yang melibatkan lebih dari satu departemen. Hal ini dapat membantu tim memahami dampak atau jumlah pekerjaan yang diperlukan saat mereka mengajukan permintaan satu sama lain dan dapat mengarah pada apresiasi yang lebih dalam di antara tenaga kerja.

Mulai lebih banyak proyek lintas departemen

Melanjutkan momentum pengembangan kerja tim dan kolaborasi yang lebih kuat dengan menginisiasi proyek lintas departemen lainnya. Bahkan pekerjaan tim kecil dapat menguntungkan perusahaan dan semakin sering tim berkolaborasi, semakin mudah prosesnya dan semakin banyak ide atau solusi yang dibuat. Pertimbangkan setiap proyek dengan hati-hati untuk menentukan apakah pengorganisasian kelompok memiliki nilai tambah.

Mendorong umpan balik

Kolaborasi sering menghasilkan ide-ide hebat, dan umpan balik dapat melakukan hal yang sama. Pertimbangkan untuk membangun sistem bagi anggota tim dan pemimpin untuk berbagi umpan balik secara formal, baik secara rahasia, pribadi atau dengan rapat penutupan proyek. Ini dapat membantu para pemimpin proyek mengetahui apa yang berjalan dengan baik, apa yang tidak, dan bagaimana melakukan perbaikan untuk kemajuan tim dan tujuannya. Mengizinkan tim untuk berbagi umpan balik dan pendapat dapat memberdayakan mereka dan membantu merampingkan proses.

Sumber : Tim Redaksi Indeed – https://www.indeed.com

Baca Artikel Selengkapnya Tentang Kolaborasi :

You May Also Like

Leave a Reply Cancel reply