Pemimpin Membuat Rencana Strategi

(Gagal Untuk Membuat Rencana Adalah Sebuah Rencana Untuk Gagal)

“Berikan sekarang kepadaku hikmat dan pengertian, supaya aku dapat keluar dan masuk sebagai pemimpin bangsa ini. Sebab siapakah yang dapat menghakimi umat-Mu yang besar ini? – Raja Salomo (2 Tawarikh 1:10).

Kunci dari rencana yang besar adalah fokus. Salomo tidak minta kekayaan atau ketenaran untuk dirinya sendiri, tapi lebih memilih hikmat agar ia dapat memimpin umat Tuhan. Salomo mendemonstrasi kunci dari kepemimpinan. Mengetahui kemana anda mau pergi sebelum meminta orang lain untuk mengikuti anda. Saat pelayanan organisasi dan pribadi anda ditetapkan, metodenyapun menjadi lebih mudah untuk dijelaskan. Semua usaha manusia telah termasuk faktor Tuhan dan faktor kepemimpinan. Tuhan memberikan kita suatu misi yang memerlukan rencana dari pihak kita sebagai pemimpin.

Menyelesaikan Suatu Misi.
Jawablah dengan Ya, Tidak atau Mungkin.

Apakah saya memiliki pengetahuan yang sempurna tentang misi saya ?
Apakah saya memiliki pengetahuan yang sempurna tentang kemampuan saya?
Apakah saya memiliki pengetahuan yang sempurna tentang kemampuan dari tim saya?
Apakah saya menerima timbal balik yang konstan dan komunikasi yang terbuka?
Apakah saya menggunakan informasi ini untuk penyesuaian dan perubahan bila perlu?

Pertanyaan : Apakah misi saya?
Pertanyaan : Apa yang menghalangi saya dari menyelesaikan misi ini?

Contoh Alkitab Tentang Perencanaan

Allah yang melakukan…
“Bukankah telah kau dengar, bahwa Aku telah menentukannya dari jauh hari dan telah merancangnya dari zaman purbakala? Sekarang Aku mewujudkannya.” (Yesaya 37:26).

Nuh yang melakukannya…
Nuh menerima perintah yang jelas dari Tuhan untuk membangun sebuah bahtera. Allah memberikan ukuran terperinci kepada Nuh, dan ia dengan setia melaksanakan rencana yang panjang ini. Ia menyelesaikan konstruksi bahtera itu persis seperti yang telah dikatakan Allah kepadanya – dalam 120 Tahun. Bahtera itu dibangun begitu bagus sehingga tahan terhadap 40 hari hujan teritorial, dan kemudian ia mengapung selama 1 tahun penuh sampai banjir itu reda. (Kejadian 7-9)

Nehemia melakukannya…
Rencana jangka panjang dari Nehemia adalah untuk melihat tembok Yerusalem dibangun kembali. Ia membayangkan penyelesaian tembok itu, lalu mulai merencanakan konstruksinya. Pekerjaan selesai dalam waktu 52 hari karena setiap keluarga ditugaskan memperbaiki bagian tembok tertentu untuk dibangun. Ia merencanakan dan mengorganisir proyek ini dengan sangat baik (Nehemia 1-5).

Daud melakukannya…
Rencana jangka panjang dari Daud adalah membangun Bait Allah (2 Samuel 7).Tapi Tuhan tidak mengijinkan Daud membangunnya karena pergaulannya dengan perang (1Raja-raja 5:2-3). Namun ketika Salomo terpilih untuk mensukseskannya, Daud menyerahkan Salomo rencana pembangunan Bait Allah yang telah lengkap dan sebuah daftar material ke tangannya. Setelah 7 tahun konstruksi, bait Allah selesai dibangun, dan rencana jangka panjang Daud digenapi.

Yesus menceritakan hal ini dengan perumpamaan…
Kita sering gagal untuk memperhatikan bahwa Yesus sering bicara tentang perlunya rencana dan strategi. Dalam dua perumpamaan-Nya. Ia menerangkan betapa bodohnya untuk mengabaikan rencana.

Orang bodoh dan orang pandai yang membangun rumah. Matius 7:24-27
Orang yang membangun rumah menghitung pengeluarannya. Lukas 14:28-30.
Seorang raja merencanakan peperangan. Lukas 14:31-32.
Seorang pegawai yang tidak setia. Lukas 16:1-8.

Masa Depan Yang Berubah
Kurva Pertumbuhan.
Charles Handy menuliskan bahwa kebanyakan pertumbuhan organisasi terjadi seperti diagram ilustrasi berikut ini.

Pertumbuhan datang cepat sekali (Titik A), tapi pada puncaknya, kemudian terjadi kemunduran (Titik B). Seorang pemimpin harus mengerti ini, dan melakukan perubahan-perubahan sebelum terjadi kemunduran. Ini maksudnya adalah seorang pemimpin harus mulai membuat perubahan di titik A

Mengantisipasi suatu perubahan dan masa kekacauan…
Ketika perubahan dimulai pada titk A, para pengikut akan salah mengerti tentang apa yang sedang dilakukan pemimpin. Ketika perubahan itu dibuat, mereka sering sedih, marah dan dalam keadaan berubah-ubah. Ini adalah masa kekacauan (daerah yang gelap).

Berkembangnya kekacauan….
Oleh karena perubahan yang cepat dari langkah-langkah organisasi, pemimpin harus senantiasa mengevaluasi, merencanakan dan membuat perubahan yang sehat. Ini berarti para pengikut mungkin merasa tidak menetap seperti mereka terus menerus berada dalam kekacauan. Pemimpin-pemimpin yang besar dan organisasi-organisasi harus belajar untuk maju diatas hal ini.

Penerapan.
Para pemimpin harus mempersiapkan pengikut-pengikut mereka untuk masa kekacauan di awal dari proses rencana jangka panjang. Pengikut-pengikut harus secara terus-menerus diberitahu apa yang sedang terjadi sebelum pelaksanaan dari rencana-rencana ini. Menangkan kepercayaan dari para pengikut dengan mengikut sertakan mereka dalam rencana, memberikan kepada mereka bagian mereka untuk dimiliki dan memberikan mereka semangat untuk melalui masa kekacauan.

Langkah-langkah Kepada Rencana Strategis Yang Efektif

Rencana Untuk Rencana
Kesalahan-kesalahan yang sering dilakukan gereja adalah kegagalan untuk mengikuti langkah ini. Jumlah waktu tertentu dan tenaga harus dibagi dalam agenda mingguan untuk proses perencanaan. Setiap orang setuju rencana strategi itu penting tapi kita sering merasa bahwa kita membuang waktu ketika kita mengambil waktu yang lama untuk melakukannya. Yang berlawanan itu biasanya benar. Lihat diagram dibawah ini.

Ketika rencana yang paling kecil terjadi ia mengambil lebih banyak waktu untuk pelaksanaannya kepada perubahan-perubahan dan keadaan yang tidak diharapkan. Ketika banyak waktu digunakan untuk perencanaan, kita mungkin merasakan tidak produktif, tapi dalam kita menjalaninya, kita sebenarnya akan menghemat waktu dalam tugas keseluruhan. Grafik dibawah ini bukan formula ilmu pengetahuan, tapi agak lebih sebuah gambar dari apa yang akan terjadi ketika kita menghabiskan waktu merencanakan tindakan kita.

Satu Rencana untuk Perbandingan Kerja
Rencana (pendek) – Pelaksanaan (lama)
Rencana (panjang) – Pelaksanaan (singkat)

Tetapkan Tujuan Utama Anda
Hal ini menyangkut gambar besar perspektif. Sebelum anda dapat memutuskan dalam agenda harian, anda harus menetapkan tujuan apa yang anda ingin capai. Rencana strategi (jangka panjang) dan rencana operasional (jangka pendek), dua-duanya keluar dari jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini.

Mengapa kita ada?…
Apa yang sedang kita coba untuk selesaikan?…

3. Nilai Situasinya
Sebuah rencana untuk masa depan yang didasari atas pandangan yang tidak nyata dari masa sekarang akan memimpin kepada kehancuran. Satu cara untuk membuktikan bahwa kita sedang melihat situasi dengan jelas adalah dengan melihat padanya dari sudut yang berbeda. Mata kita contohnya. Dua mata memberikan penglihatan yang dalam karena setiap mata melihat gambaran dari sudut yang berbeda. Dengan cara yang sama, kita dapat gagasan yang lebih jelas tentang situasi kita sekarang ketika kita melihatnya dari lebih satu sudut. Daftar di bawah ini ada 4 sudut untuk dipertimbangkan ketika menilai situasi anda.

Sudut untuk Penilaian
A. Didalam organisasi. Apa yang anda lakukan dari perspektif mereka yang bekerja dengan anda.
B. Diluar organisasi. Apa yang anda lakukan dari perspektif seseorang yang tidak mengetahui strategi anda.
C. Pandangan dilihat dari masa sekarang. Bagaimana kelihatannya situasi anda dan dimana anda sekarang.
D. Pandangan dilihat dari masa depan. Bagaimana kelihatannya situasi anda beberapa bulan atau tahun dari sekarang? Kecenderungan apa yang sedang berkembang?

Utamakan Kebutuhan
Daftarkan sasaran tim dalam urutan kepentingan dan prioritas. Bila kebutuhan tidak diprioritaskan, maka hasilnya akan tergantung pada keberuntungan. Lebih sering, hal yang mudah akan diselesaikan, tapi hal yang penting tidak akan selesai. Kita cenderung untuk melakukan hal yang mendesak, tapi bukan yang penting. Ketika misi yang pokok diabaikan, kita menjadi hamba untuk sesuatu yang harus segera dilakukan.
Tanyakan Pertanyaan Yang Benar
Target: Siapa yang kita coba untuk layani dan kebutuhan apa yang kita hadapi?
Kepemimpinan : Apakah kita mempunyai orang-orang yang tepat pada urutan teratas untuk menyelesaikan sasaran kita?
Penasehat : Nasehat siapa yang kitaperlukan supaya sukses?
Pengarahan : Tepatnya, apa yang akan kita lakukan pada jangka pendek, jangka sedang dan jangka panjang?
Organisasi : Tanggung jawab siapa untuk apa? Siapa yang akan mengawasi siapa?
Pembangunan : Darimana biaya dan pemasukan yang kita harapkan?
Laporan : Apakah kemajuan kita ada pada target?
Komunikasi : Bagaimana kita memberitahu secara efektif apa yang sudah kita kerjakan.
Evaluasi : Apakah kita mencari kualitas yang kita harapkan dan tuntut dari diri kia sendiri?
Penyaringan : Bagaimana kita dapat tetap bertambah baik dalam segi yang genting dalam pelayanan?

6. Susun Sasaran Yang Khusus

7. Komunikasi dan Penjelasan

Komunikasi adalah membagi suatu visi yang objekif yang harus diselesaikan. Penjelasan adalah menunjukkan langkah-langkah yang harus diikuti. Ini tidak berarti mengatakan kepada seseorang secara khusus apa yang harus dilakukannya, tapi sebaliknya memberikan padanya bimbingan untuk mecapai pasaran. Setiap pertemuan untuk perencanaan harus termasuk hal sebagai berikut
a. Konklusi yang tertulis
b. Daftar proyek
c. Garis waktu
d. Daftar sumber
e. Langkah berikutnya (hal-hal yang harus dilakukan
f. Tanggung jawab (Pemimpin projek)

8. Kenali Rintangan Yang Mungkin
Langkah selanjutnya adalah untuk menunjukkan tantangan-tantangan yang mungkin. Pikirkan rintangan-rintangan yang dapat terjadi, agar anda dapat membuat jalan untuk mengatasinya. Bayangkan sebuah “skenario yang paling buruk” dan bagaimana anda menanggapinya. Anda dapat menghindari banyak rintangan yang biasanya menghabiskan waktu anda merencanakan dan berfikir. Bila anda mengambil waktu untuk berencana, maka anda tidak memerlukan banyak waktu untuk melaksanakan.

“Jalan yang harus dilalui secara akal.” Secara akal jalani seluruh sasaran atau peristiwa yang anda sedang rencanakan dan catat segala sesuatu yang mungkin terlupa.
“langkah selanjutnya.” Tetapkan tindakan segera yang anda harus ambil untuk menyelesaikan sasaranmu. Ini adalah hasil yang paling penting dari semua pertemuan.

9. Miliki Suatu Rencana Sistem Yang Terbuka
Pemimpin harus mempunyai rencana sistim pendekatan yang terbuka karena menyadari adanya pengaruh luar. Pengambilan keputusan dan perencanaan dapat menyesuaikan diri dengan kenyataan. Sistim yang tertutup berusaha untuk ada tanpa memperhatikan faktor dari luar.

10. Kelola Dan Atur Sumber-sumber Anda
Selain orang, aset anda yang paling berharga adalah waktu (daftar rencana dan uang / anggaran belanja). Invest pada keduanya dengan bijaksana dan secara spesifik.

Daftar rencana. Taruh rencanamu dalam daftar rencana yang bertanggung jawab namun produktif. Tanpa daftar rencana, anda tidak dapat tetap pada jalurnya.

Anggaran belanja. Tentukan biaya untuk proyek, dan pada titik mana biaya diadakan. Usahakan menyingkirkan setiap pengeluaran tak terduga.

Pengawasan Dan Perbaikan
Sebuah sungai terus-menerus berubah dan tidak pernah sama lagi seperti semula. Demikian juga suatu organisasi. Tanpa memperhatikan bagaimana rencana yang dengan hati-hati dibuat, ada kebutuhan untuk memonitor dan perbaikan, bila tujuan akhir akan dicapai. Harus selalu punya rencana, tapi harap dimengerti bahwa saat anda berhenti mengatur dan membuat perubahan, jalan anda akan berubah dan anda akan keluar dari jalur.
Pelajari Hasilnya
“Mempertahankan nilai” hanya untuk tahu apakah anda menang atau kalah.

Kembangkan sarana untuk mempertahankan nilai. Bila anda membuat perubahan, anda harus melakukannya diluar informasi yang sekarang.

Penilaian : gagasan pelayanan apa yang terutama dalam prioritas anda saat ini?

Tindakan : Gunakan garis-garis ini untuk memulai proses perencanaan projek ini
untuk projek ini

Sumber : Equip Seminar Buku 1 Bab 6 – materi digital disusun Nathanael Ricardo untuk www.transformasi.com.

Equip Seminar adalah pelatihan kepemimpinan yang merupakan bagian dari proyek global Millions Leaders Mandate – Mandat Sejuta Pemimpin dengan tujuan menyiapkan sejuta pemimpin yang mempengaruhi dunia dengan kabar baik. Diinisiasi oleh penulis buku dan hamba Tuhan John C. Maxwell, materi dalam program ini banyak belajar tentang kepemimpinan dari pemimpin utama sekaligus model pelayanan kehambaan tak terbantahkan, Kristus Yesus.

Penyusun telah mengikuti pelatihan Equip Seminar dan memiliki dua sertifikasi sejak tahun 2004-2006 dan memperoleh ijin membagikan materi ini bagi semua orang yang ingin diperlengkapi untuk menjadi pemimpin yang lebih baik dengan hati kehambaan. Anda bisa menjadikan materi ini sebagai bahan mentoring di perusahaan, pemuridan di organisasi kerohanian atau sekedar bacaan bagi anda. Silakan menggunakan materi ini dengan syarat mencantumkan sumber materi.

Untuk mendapatkan hasil maksimal dari pelatihan ini disarankan untuk membagikan materinya secara beruntun dan lengkap. Pelatihan yang terencana dan terjadwal, dilakukan berkelompok serta interaktif akan memperoleh hasil yang maksimal. Selamat menjalani proses untuk kepemimpinan yang diberkati Tuhan.

Baca EQUIP Leadership Seminar :

Buku 1 Bab 1 – Panggilan Allah Bagi Kita Untuk Memimpin

Buku 1 Bab 2 – Hati Seorang Pemimpin

Buku 1 Bab 3 – Saya Mempunyai Impian

Buku 1 Bab 4 – Hal-Hal Yang Utama Dalam Pengambilan Keputusan

Buku 1 Bab 5 – Mengusahakan Keahlian Orang Dalam Kepemimpinan Anda

Buku 1 Bab 6 – Pemimpin Membuat Rencana Strategi

EQUIP Leadership Seminar Buku 2 :

Buku 2 Bab 1 – Ujian Kepemimpinan

Buku 2 Bab 2 – Keamanan Atau Sabotase

Buku 2 Bab 3 – Mendelegasikan Tugas dan Mengembangkan Orang

Buku 2 Bab 4 – Tim Kerja Membuat Impian Nyata