Waktu Sang Pemimpin: Tik-Tok, Kelola Jam Anda
Equip Seminar Buku 6 Bab 3
Bagaimana Menata Waktu dan Mengelola Peluang-Peluang
“Ajarlah kami menghitung hari-hari kami sedemikian, hingga kami beroleh hati yang bijaksana… Kiranya kemurahan Tuhan, Allah kami, atas kami, dan teguhkanlah perbuatan tangan kami, ya, perbuatan tangan kami, teguhkanlah itu.” (Mazmur 90:12, 17)
Para pemimpin di seluruh dunia sepakat: salah satu kebutuhan terbesar hidup mereka adalah tersedianya lebih banyak waktu. Kebanyakan mengakui bahwa mereka tidak mengelola waktu mereka sebijak seharusnya. Para pemimpin dibanjirí peluang dan aktifitas, dan sering kali berakhir dengan hanya bereaksi terhadap hidup dari pada memimpinnya dari suatu kesadaran akan tujuan hidup. Terlalu banyak yang harus dikerjakan! Seorang pemimpin berkata: “Allah menaruh saya di bumi ini untuk mencapai sejumlah hal tertentu. Sekarang, saya jauh ketinggalan dari tujuan itu dan agaknya saya tidak akan pernah mati kalau saya mau mencapainya!”
Fakta-Fakta Mendasar tentang Pengelolaan Waktu
1. Kita semua memboroskan waktu.
2. Kita tidak dapat mengubah waktu.
3. Kita harus menerima fakta ini; waktu adalah sumber terpenting bagi manusia.
4. Kita tak dapat melakukan apapun untuk meningkatkan jumlah waktu kita.
5. Kita hanya bisa menata waktu kita.
6. Kita dapat melakukan apa saja, namun kita tidak dapat melakukan segala sesuatu.
7. Kita harus menerima fakta bahwa kita semua suka menunda-nunda.
Konsultan manajemen, Peter Drucker pernah bertutur, “Barangkali tak ada hal lain yang membedakan para eksekutif yang efektif dengan yang tidak, sebesar kasih dan kepedulian mereka terhadap waktu.” Inilah paradoks yang menarik yang kita miliki pada zaman sekarang Mengapa pada zaman masyarakat primitif, tak scorangpun punya jam tangan, namun setiap hari punya waktu. Tetapi, di zaman masyarakat kita sekarang ini, tak seorangpun punya waktu sekalipun setiap orang punya jam tangan! Kemanakah perginya waktu padahal kita menang dengan memindahkan informasi lebih cepat dari pada sebelumnya? Mengapa kita sekarang tidak punya lebih banyak waktu dengan semua teknologi yang kita tambahkan ke dalam hidup kita? Sederhana saja jawabnya. Kita terus-menerus menambahkan informasi dan aktifitas ke dalam hidup kita. Harapan kita untuk produktifitas telah meningkat. Dan para pemimpin kelelahan dengan kecepatan jalan hidup kita.
Nasihat Yang Tepat Waktu tentang Waktu
1. Jadilah orang yang sadar waktu
Para pemimpin yang sadar waktu selalu sadar akan waktu yang ada dan bagaimana waktu itu digunakan. Mereka hidup di bawah terang gambaran besarnya, mengelola setiap proyek dalam pandangan misi total yang mereka berusaha capai. Mereka memperlakukan waktu sebagai sebuah komoditas yang berharga. Mereka menyadari bahwa waktu bahkan lebih berharga daripada uang karena anda selalu bisa mendapat uang lebih hanyak, namun anda tak akan pernah mendapat lebih banyak waktu. Para pemimpin yang efektif tidak menghabiskannya. mereka mengivestasikannya demi Kerajaan Allah. Mereka bertindak seolah-olah tak ada sesuatupun yang lebih berharga dibandingkan dengan waktu dimilikinya saat ini.
Pertanyaan : Sadarkali saya akan bagaimana waktu saya telah saya habiskan setiap hari?
Apakah saya menyadari tentang waktu yang terbuang dengas percuma
Apakah Waktu Bagi Anda Berdasaran Jam Kehidupan Anda?
(Sebuah Paralelisme dari Suatu Rentang Hidup 70 Tahun dengan 24 Jam Per Harinya)
Bila anda berumur 20 tahun, berarti anda berada pada pukul 11:08 pagi
Bila anda berumur 25 tahun,berarti anda berada pada pukul 12:25 siang
Bila anda berumur 30 tahun, berarti anda berada pada pukul 13:25 siang
Bila anda berumur 35 tahun, berarti anda berada pada pukul 14:59 sore
Bila anda berumur 40 tahun, berarti anda berada pada pukul 16:16 sore
Bila anda berumur 45 tahun, berarti anda berada pada pukul 17:43 petang
Bila anda berumur 50 tahun, berarti anda berada pada pukul 18:50 malam
Bila anda berumur 55 tahun, berarti anda berada pada pukul 20:08 malam
Bila anda berumur 60 tahun, berarti anda berada pada pukul 22:11 malam
Bila anda berumur 70 tahun, berarti anda sedang menghadapi tengah malam
2. Buatlah suatu rencana waktu pribadi untuk setiap pekan.
Hari-hari kita identik dengan koper. Semua ukurannya sama, namun sebagian orang dapat mengisinya lebih padat daripada sebagian orang yang lain. Sebuah penghitungan tertulis yang rinci tentang bagaimana anda menggunakan masing-masing hari anda begitu penting dalam penguasaan waktu. Nyatanya, jumlah kerja yang dapat kita selesaikan tak terbatas – sekalipun jumlah jam dalam sehari terbatas bagi kita.
Pertanyaan: Apakah anda terus menjaga catatan penggunaan waktu anda? Apa yang anda temukan saat anda membuat sebuah laporan penggunaan waktu anda?
3. Temukan pemboros waktu anda yang terutama dan hapuslah satu diantaranya setiap pekan.
Henry Ford berkata, “Telah menjadi hasil pengamatan saya bahwa kebanyakan orang bergerak maju sambil menggunakan waktu yang orang-orang lain boroskan saja.” Para pemimpin bukan saja harus tahu apa yang telah menghabiskan waktu mereka, namun mereka harus memulai untuk menghapus aktifitas-aktifitas yang memboroskan waktunya sekali setiap saat. Ketika anda menemukan tugas-tugas yang memboroskan waktu, anda punya tiga pilihan:
1. Memberhentikannya – Singkirkan saja tugas-tugas itu dari kalender anda.
2. Menundanya – Jika tugas-tugas itu harus dilakukan, mungkin ada waktu yang lebih baik untuk mengerjakannya di lain waktu.
3. Mendelegasikannya – Temukan seseorang yang mendapat karunia untuk menanggung tugas itu.
4. Tetapkan suatu nilai pada setiap aktifitas.
Begitu anda menetapkan nilai, anda akan membuat penggunaan waktu anda lebih baik. Kebanyakan kita bekerja di bawah tekanan daripada berdasarkan prioritas. Saya menyarankan anda untuk mengembangkan suatu kriteria bagi apa yang terpenting dalam hidup dan pelayanan anda. Jangan hanya mengembangkan sebuah daftar “nilai-nilai inti,” namun juga sebuah daftar “aktifitas-aktifitas inti” yang akan anda kejar setiap pekan. Periksa kembali daftar itu dua kali setahun untuk menilai ulang prioritas-prioritas puncak anda.
Pertanyaan: Tahukah anda nilai dari setiap aktifitas yang anda lakukan setiap pekan?
5. Berorientasilah pada hasil daripada berorientasi pada aktifitas
Aktifitas tidak secara otomatis setara dengan pencapaian.Jangan mengukur sukses anda dengan betapa sibuknya anda. Banyak pemimpin bangga atas dirinya yang sibuk; seolah-olah mereka telah memperoleh sebuah tropi karena ada begitu banyak orang yang menginginkan waktu mereka, dan begitu bertanggung jawab atas begitu banyak tugas. Ini adalah suatu kesan yang salah tentang pencapaian. Yesus tidak pernah terburu-buru, namun Ia dapat menyelesaikan segala sesuatu yang Bapa-Nya di sorga telah memanggil-Nya untuk melaksanakan. Sasaran-Nya bukan untuk menjadi sibuk, tetapi untuk berbuah-buah.
Pertanyaan: Apakah anda mengukur dengan melihat betapa anda sibuk atau bagaimana produktifitas anda setiap hari?
6. Pahamilah nilai dari perencanaan
Perencanaan sering nampak seperti pemborosan waktu. Saya dulu merasa terlalu malas untuk membuatnya. Para pemimpin sering hanya mau menjadi sibuk melakukan tugas-tugas. Namun setiap menit yang kita pakai dalam perencanaan sebenarnya menyelamatkan 10 menit dalam pelaksanannya. Allah kita adalah Allah yang teratur. Dia memberitahu kita dalam kitab Yesaya bahwa Dia telah merencanakan penciptaan dunia ini. Kita tahu bahwa
Nuh berencana sebelum ia membangun sebuah bathtera. Nehemia berencana sebelum ia dan tim pembangun temboknya mengerjakan pembangunan tembok sekeliling Yerusalem itu. Perencanaan merupakan bagian dari kepemimpinan yang efektif. Pertimbangkan ini. Supaya dapat berencana secara efektif, anda harus mengetahui:
– Pekerjaan apa yang harus dikerjakan
– Bagaimana pekerjaan itu harus dikerjakan
– Kapan pekerjaan itu harus dikerjakan
– Dimana pekerjaan itu harus dikerjakan
– Seberapa cepat pekerjaan itu dapat dikerjakan
Pertanyaan: Apakah anda mengambil waktu untuk merencanakan pekerjaan anda setiap hari? Mengapa atau mengapa tidak?
7. Setialah pada agenda anda.
Para pemimpin puncak harus bekerja untuk menjaga hal-hal yang utama menjadi hal-hal yang tetap terutama. Anda harus menolong tim anda berfokus pada agenda yang tepat dan tidak melenceng. Misalnya, seorang pendeta di Canada melakukan hal ini dengan baik sekali. Ia membuka rapat majelisnya setiap bulan dengan mengingatkan para penatua akan tujuan mereka. Sekalipun itu adalah rapat kerja, ia memulainya dengan mengatakan:
“Bapak-bapak yang terhormat – kita akan mengadakan rapat nanti malam untuk tujuan memenangkan jiwa-jiwa. Setiap keputusan yang akan kita ambil harus membuat maju agenda itu, bukan menghalangi kita dari padanya.”
Pertanyaan: Pertanyaannya bukan “akankah kalender anda penuh”, tetapi “apakah yang akan memenuhi kalender anda”?
8. Jagalah tanggung jawab pada posisi yang semestinya.
Saat kita melakukan sesuatu bagi seorang lain yang semestinya mereka melakukannya untuk diri mereka sendiri, kita mengizinkan mereka untuk melakukan sesuatu kepada kita yang seharusnya tidak dilakukan oleh seorangpun – yaitu: mencuri waktu dan tenaga kita. Simpanlah hal-hal berikut ini di benak kita:
- Keputusan-keputusan harus diambil pada taraf yang serendah mungkin.
- Jangan izinkan staf anda membawa permasalahannya kepada anda tanpa membawa serta kemungkinan pemecahan-pemecahannya.
- Berdayakan orang-orang lain dengan mempercayai bahwa mereka dapat memelihara komitmen tanpa harus diamankan.
- Turuti Hukum Tanggung Jawab 80/20. Izinkan orang-orang lain mengerjakan 80% pertama; lantas anda menuntaskan 20% sisanya dari proyek tersebut.
Pertanyaan: Ketika anda memberi tanggung jawab kepada orang lain – apakah anda cenderung untuk mengambilnya kembali?
9. Nilaikan tingkat energi dan temperamen anda.
Ajukan pertanyaan-pertanyaan semacam ini kepada diri anda sendiri:
– Berapa banyak stres yang dapat saya tangani?
– Berapa banyak “jam turun/istirahat” yang saya butuhkan?
– Berapa banyak jam yang dapat saya habiskan setiap hari untuk bekerja, bergaul dengan orang-orang lain, dan berkreasi?
– Jam-jam mana yang paling produktif dari hari-hari saya?
– Kapan saya harus menangani tugas-tugas administratif dan kapan saya harus mengerjakan karya-karya yang kreatif?
Pertanyaan: Apakan anda paham dengan temperamen anda? Apakah anda menyadari taraf energi anda?
10. Kembangkan sistem untuk tugas-tugas rutin dan sederhanakan segala sesuatu.
Masing-masing kita punya tugas-tugas rutin setiap pekan. Kita harus menemukan cara-cara yang sistematis untuk mengerjakannya, untuk membebaskan pikiran-pikiran dan waktu kita demi mengerjakan karya-karya yang kreatif. Para pendeta harus menghasilkan sebuah sistem untuk mengisi apa yang mereka baca demi persiapan khotbah. Bawalah sebuah buku ketika anda mengadakan perjalanan, sehingga tidak ada sedikit waktupun yang dibuang percuma bila anda sedikit terlambat. Kembangkan sebuah sistem untuk surat-menyurat dan menanggapi pesan-pesan telepon. Tangani pos surat sekali saja; membuangnya saja, mengambil tindakan atasnya, atau arsipkan saja. Temukan suatu tempat dimana anda tidak dapat diganggu. Inilah PR-nya: daftarlah aktifitas-aktifitas yang anda lakukan setiap pekan. Lalu, ciptakan sistem yang paling efektif yang dapat anda buat demi menunaikan tugas-tugas itu. Saat anda menyediakan sistemnya, produksi agaknya akan naik sampai 30 persen.
Pertanyaan: Apakah anda punya sebuah sistem untuk seluruh tugas-tugas rutin anda?
11. Kerjakan proyek anda dengan benar untuk pertama kalinya.
Telah dikatakan dengan bijak: Bila anda tidak punya waktu untuk melakukannya dengan benar, kapan anda akan punya waktu untuk menyelesaikannya? Sekali anda memutuskan sebuah aktifitas sebagai suatu prioritas, berikan waktu untuk menuntaskannya dan melakukannya dengan baik. Hormati Allah dengan mengerjakan proyek anda dalam kesempurnaan. Kolose 3:17 mengingatkan kita: “Dan segala sesuatu yang kamu lakukan dengan perkataan atau perbuatan, lakukanlah semuanya itu dalam nama Tuhan Yesus.”
Pertanyaan: Apakah anda melakukan beberapa tugas anda setengah hati?
12. Tetapkan batas waktu bagi diri anda sendiri.
Sekali waktu seseorang menyarankan bahwa ada dua hal penting yang diperlukan untuk menunaikan tugas-tugas penting: sebuah rencana dan tidak cukup waktu. Untuk beberapa alasan, manusia bekerja dengan prestasi yang lebih baik saat mereka tahu bahwa jumlah waktu yang diberikan sangat terbatas untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Para pemimpinpun tak berbeda. Batas-batas waktu jadwal anda akan selalu memberitahu anda
apakah anda lebih awal dari jadwal atau sedang ketinggalan. Batas-batas waktu itu berfungsi sebagai mitra pertanggung-jawaban.
Orang-orang yang suka menangguh-nangguhkan jadwal rentan terhadap gangguan. Mereka menyambut gangguan-gangguan dan memakainya sebagai dalih untuk tidak menetapkan batas-batas waktu atau menyelesaikan pekerjaannya. Para penunda menyambut kesempatan untuk pengalihan diri dari kewajiban. Batas-batas waktu adalah penyembuh bagi penundaan dan kekurang-tegasan.
Pertanyaan: Apakah saya sudah menetapkan batas-batas waktu atas pekerjaan saya?
13. Delegasikan secara bijak.
Akhirnya, para pemimpin yang baik menangani waktu mereka secara bijak dengan cara menjadi orang yang baik dalam pendelegasian. Ini tak berarti bahwa mereka “membuang” tugas-tugas kepada orang-orang lain. Ini berarti bahwa mereka memikirkan tentang orang macam apa yang terbaik untuk setiap tugas yang muncul. Untuk melakukan hal ini, mereka harus bertanya kepada diri mereka sendiri:
- Apakah kekuatan-kekuatan dan prioritas-prioritas saya?
- Apakah kekuatan-kekuatan dari anggota-anggota tim saya?
- Apakah tepatnya tugas yang harus diselesaikan?
- Apakah saya telah menyediakan sumber-sumber bagi seseorang untuk melakukannya?
- Apakah saya telah menjelaskan taraf otoritas mereka dalam membuat keputusan-keputusan?
Pertanyaan: Saat anda menyerahkan tanggung jawab-tanggung jawab kepada orang lain, apakah anda cenderung untuk mengambilnya kembali?
Penilaian : Periksa kembali daftar di atas, Pokok-pokok mana yang anda dapat melakukan dengan baik? Manakah yang memerlukan peningkatan?
Penerapan : Daftarkan dua langkah vang dapat anda ambil untuk menjadi scorang penatalayan yang lebih baik atas waktu anda? Kapan anda akan mengambilnya?
Sumber : Equip Seminar Buku 6 Bab 3 – materi digital disusun Nathanael Ricardo untuk www.transformasi.com.
Equip Seminar adalah pelatihan kepemimpinan yang merupakan bagian dari proyek global Millions Leaders Mandate – Mandat Sejuta Pemimpin dengan tujuan menyiapkan sejuta pemimpin yang mempengaruhi dunia dengan kabar baik. Diinisiasi oleh penulis buku dan hamba Tuhan John C. Maxwell, materi dalam program ini banyak belajar tentang kepemimpinan dari pemimpin utama sekaligus model pelayanan kehambaan tak terbantahkan, Tuhan itu sendiri.
Penyusun memiliki dua sertifikasi untuk pelatihan ini sejak tahun 2006 dan memperoleh ijin untuk membagikan materi ini bagi semua orang yang ingin diperlengkapi untuk menjadi pemimpin yang lebih baik. Anda bisa menjadikan materi ini sebagai bahan mentoring di perusahaan, pemuridan di organisasi kerohanian atau sekedar bacaan bagi anda. Silakan menggunakan materi ini dengan syarat mencantumkan sumber materi.
Untuk mendapatkan hasil terbaik dari pelatihan ini disarankan untuk mempelajari materinya secara lengkap dan runtun. Buatlah pelatihan yang terencana dan terjadwal, lakukan dalam grup atau berkelompok serta ciptakan ruang interaktif untuk memperoleh hasil yang maksimal. Selamat menjalani proses untuk kepemimpinan yang diberkati Tuhan.
Baca Artikel Utama Tentang Pemimpin dan Kepemimpinan :
